Ihre QMS Erfahrungen

[Oliver Vorberg]

Liebe User von pharma4u!

Qualitätsmanagement (QM) ist ein Thema, das zunehmend die gesamte Gesundheitsbranche erobert. In Krankenhäusern gehört es bereits zum Alltag, und im Rahmen der Novelle der Apothekenbetriebsordnung greift die Diskussion nun auch auf die Apothekenlandschaft über. Auch wenn eine Verpflichtung zum QM vorerst vertagt wurde, wird in absehbarer Zeit voraussichtlich kein Weg an der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems (QMS) vorbei führen.

Einige von Ihnen haben mit Sicherheit auch schon praktische Erfahrungen mit der Einführung eines QM-Systems gesammelt oder arbeiten sogar in einer Apotheke, die bereits zertifiziert wurde.

Ich möchte Sie an dieser Stelle bitten, der pharma4u-Community Ihre Erfahrungen zu dem Thema mitzuteilen, so dass ein breites Meinungsbild entstehen kann. Interessante Aspekte sind neben Ihrem subjektiven Eindruck insbesondere:

- Wie hoch war der tägliche/wöchentliche Zeitaufwand?
- Falls Sie bereits zertifiziert wurden: Welcher Zeitraum verging vom ersten
Schritt bis zur Zertifizierung?
- Haben Sie das QMS alleine oder unter Mithilfe eines beratenden Profis
eingeführt?
- Falls Sie Hilfe hatten: Welches Unternehmen hat Sie unterstützt und wie
waren Ihre Erfahrungen damit?
- Welche Widerstände traten innerhalb des Apothekenteams auf? Konnten diese
aus der Welt geräumt werden, und wie?
- Welche Vor- oder Nachteile haben Sie durch das QM bisher erfahren?
- Gab es Stolpersteine, auf die Sie Ihre Kollegen hinweisen möchten?
- Welche Empfehlungen und Tipps, QM betreffend, möchten Sie Ihren Kollegen
hier im Forum mit auf den Weg geben?

Bestimmt fallen Ihnen noch mehr Aspekte ein, über die Sie berichten können.
Ich freue mich auf eine angeregte Diskussion und interessante Beiträge von Ihnen.

Herzliche Grüße

Oliver Vorberg

[Teresa Lüdde]

Sehr geehrter Herr Vorberg,

wir haben noch gar keine Erfahrung mit einem QMS-System und bisher auch die Mühe und die Kosten gescheut.
Sie haben ja geschrieben, dass wohl kein Weg daran vorbei führt. Was denken Sie ist am sinnvollsten: ein teures Seminar der Apothekerkammer zu besuchen oder ein Buch zu benutzen (z.B. von Martin Thomsen 'Qualitätsmanagement in Apotheken')?
Wer zertifiziert das dann? Die Apothekerkammer? Wie gesagt sind wir hier wohl eher etwas hilflos.

Herzliche Grüße aus Weimar

Teresa Lüdde
Apothekerin

[Oliver Vorberg]

Sehr geehrte Frau Lüdde,

vielen Dank für Ihren Beitrag, auf den ich im Folgenden eingehen möchte.

Auf lange Sicht läuft es tatsächlich darauf hinaus, dass ein QM-System in Apotheken eine Selbstverständlichkeit werden wird. Derzeit sind Sie noch in der „komfortablen Lage“, sich ohne zeitlichen Druck mit der Thematik beschäftigen zu können. Insofern bietet es sich an, erste Eindrücke durch Literatur, wir z.B. das Buch von Herrn Thomsen, zu sammeln. Sie werden während des Lesens feststellen, dass das Thema sehr umfangreich ist, aber auch keine unüberwindbare Hürde darstellt. In unserem Mandantenkreis haben wir viele Apotheker, die Kammerseminare in Anspruch genommen oder eine Firma beauftragt haben, ihnen bei der QM-Einführung zu helfen. Einige haben es aber auch ohne Hilfe geschafft, sich vorzubereiten und die anschließende Zertifizierung zu erlangen.

Die Entscheidung hängt nicht zuletzt auch davon ab, wieviel Zeit Sie persönlich investieren wollen und können. Schließlich betrachten und hinterfragen Sie im Laufe der Einführung die Arbeitsabläufe nicht nur, sondern müssen diese auch ausführlich dokumentieren. Der Zeitaufwand ohne fremde Hilfe wird definitiv deutlich höher sein, als der mit Unterstützung. Hier gilt es abzuwägen, ob sie die dafür notwendige Zeit nicht sinnvoller und wirtschaftlich effizienter nutzen können.

Da unsere Kanzlei ebenfalls kürzlich zertifiziert wurde (mit Unterstützung der Firma DATEV), kann ich aus eigener Erfahrung berichten, dass wir den Aufwand zu Anfang unterschätzt haben, weil tatsächlich jeder Mitarbeiter gefordert war, sich zu engagieren. Wir haben aber auch schnell großen Nutzen daraus gezogen, weil wir Abläufe umgestaltet haben und über die Betrachtung der Abläufe viele Ideen gewonnen haben, was wir verbessern können. Nachdem wir zu Anfang den Eindruck hatten, einen unüberschaubaren Berg an Aufgaben vor uns zu haben, ergaben sich viele Schritte plötzlich ganz von alleine und schienen eine logische Konsequenz unserer Bemühungen zu sein. Der Nutzen liegt also nicht nur in einem Zertifikat, dass nach Außen zur Schau gestellt werden kann, sondern er zeigt sich später auch durch Zeitersparnis und klare Strukturen im Arbeitsalltag.

Bis es soweit ist, sollten Sie sich mit Kollegen austauschen, sei es in diesem Forum oder auch in Erfa-Gruppen, die sich mit der Thematik befassen. Zusätzlich empfiehlt sich, einige Anbieter zu kontaktieren, die sich auf die Einführung von QMS in Apotheken spezialisiert haben und dort Angebote zu erfragen. Eine unverbindliche und kostenfreie Beratung gibt Ihnen auf jeden Fall einen Einblick, was auf sie (zeitlich und finanziell) zukommt.

Was die eigentliche Zertifizierung angeht, so wird diese von der jeweiligen Landesapothekerkammer durchgeführt.

Sollten Sie weitere Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Viele Grüße

Oliver Vorberg

[Maike Noah]

Hallo zusammen,
auch die Apotheke, in der ich arbeite, setzt QM um. Es ist tatsächlich ein enormer Zeitaufwand. Bei uns sind 2 PTA schon seit längerer Zeit damit beschäftigt; ich bin also mit den genauen Abläufen nicht vertraut, kann Ihnen aber so viel sagen:
Es müssen z.B. alle Fortbildungszertifikate aller Mitarbeiter archiviert werden, alle Geräte z.B. für die Service- Blutzuckermessung bei Kunden "archiviert" werden... Alles muss in schriftlicher Form festgehalten werden. Wenn z.B. ein Apotheken-Aktionstag durchgeführt wird, muss ein schriftlicher Bericht darüber verfasst werden. Diese beiden PTA fehlen dann manchmal ganze Tage im Handverkauf, weil sie an den Daten des QM arbeiten, was natürlich im HV eine Mehrarbeit für die Kollegen darstellt.

... ergaben sich viele Schritte plötzlich ganz von alleine und schienen eine logische Konsequenz unserer Bemühungen zu sein. Der Nutzen liegt also nicht nur in einem Zertifikat, dass nach Außen zur Schau gestellt werden kann, sondern er zeigt sich später auch durch Zeitersparnis und klare Strukturen im Arbeitsalltag.

Diese Aussage kann ich sehr stark bestätigen. Wir fertigen gerade "Arbeitsanweisungen" für alle Kollegen an, die innerhalb der Apotheke ausgelegt werden, so dass für spezielle Arbeitsgänge nicht immer der gleiche Mitarbeiter bemüht werden muss, weil er als einzige Person die Sachkenntnis zu einem bestimmten Vorgang hätte. So hat man auf lange Sicht sicher eine Aufwandsersparnis. So können diese Vorgänge dann von jeder Person durchgeführt werden und dies dann vor allem zeitnah, da die bisher einzige "kompetente" Person vielleicht nicht allzeit zugegen ist und dieser Vorgang bisher so lang liegen blieb, bis er von dieser Person bearbeitet wurde.

Ich wünsche noch einen schönen Tag.
Gruß Maike

[Matthias Irrgang]

Guten Abend,
ich werde nächste Woche rezertifiziert und wir haben seit 6 Jahren QMS. Das QMS wurde vom meinem Vorgänger mit dem Kammer-QMS eingeführt. Leider wuchs der Aufwand ernorm an und es passierte, was nicht passieren sollte: Das QMS war nur ein Berg Aktenordner im Regal und wurde nicht benutzt. Wir haben deshalb jetzt unser System umgeschrieben und ich habe einen anderen Zertifizierer und Berater genommen. So haben wir speziell für unsere Belange ein QMS erarbeitet. Es ist wesentlich schlanker und besser an den Betrieb angepasst als das der Kammer. Obendrein ist der neue Zertifizierer akkreditiert. Ich kann jedem empfehlen, sich sein eigenes angepasstes QM System aufzubauen und nicht unbedingt einfach nur die Schablonen aus einem Buch umzusetzen. Für den Anfang ist es ok, aber später wird man die Schwachstellen erkennen. Es gibt dazu auch Fördermöglichkeiten aus öffentlichen Mitteln zur Beratung und Aufbau von QM Systemen. Man sollte sich vorher bei der Wirtschaftsförderung oder beim Berater informieren.

Gruß
Matthias Irrgang

[Oliver Vorberg]

Hallo zusammen,

wie bereits von Herrn Irrgang angesprochen, gibt es die Möglichkeit, sich die Implementierung eines QM-Systems und die diesbezügliche Beratung aus öffentlichen Mitteln fördern zu lassen.

Informationen hierzu und zur Beantragung der Fördermittel finden Sie bei der Leitstelle für Gewerbeförderungsmittel des Bundes unter http://www.leitstelle.org/index.php

Viele Grüße

Oliver Vorberg

[Maike Noah]

Hallo zusammen,
am 23.2.2011 findet in Mainz ein Infoabend des LAV RLP zum Thema "QM in der Apotheke" statt.
Nähere Infos finden Sie hier: http://www.lav-rp.de/news/infoveranstaltung-zu-qm

Gruß Maike Noah

[Daniel Al-Hinn]

Habe ein QMS im zertifizierten und akkreditierten Bereich kennen lernen dürfen.
Von der Zielsetzung her für Institute und Industrie sicherlich sinnvoll (naja, zwingend und teuer trifft es eher, hallo DAKKS!), aber für die einzelne Apotheke nach meiner Meinung nicht.

Um sinnvolle Arbeitsanweisungen zu erstellen braucht es kein QMS und den Rattenschwanz an Papier.
Ganz sicher kann man auf Gerätebücher und Arbeitsanweisungen für Wasserbäder und Blutzuckermessgeräte verzichten, das sollte keinen PTA oder Approbierten überfordern.
(Wenn in Zukunft die Reinigungskraft mit in die Rezeptur darf, schaut es wohl anders aus!)

Außerdem kann man auch wunderbar um ein QMS herumarbeiten, ein Aushängeschild für sinnvolle Abläufe und Kompetenz ist es nur im Bestfall.

Für die Standard-Offizinalapotheke ist ein QMS nach meiner Meinung überflüssig wie die Unterschrift auf einem Hilfsmittelrezept.

[sandra]

Was bringt nun genau die wahrscheinliche Änderung der Apothekenbetriebsordnung?
Können wir uns ein eigenes QMS "ausdenken"? Wie funktionieren dann die Audits?
Können Sie dies nochmals klarstellen?

Herzliche Grüße

Petra Boch

[Oliver Vorberg]

Guten Morgen Frau Boch!

Vielen Dank für Ihre Frage, die genau die Problematik des in der Novelle neu hinzugefügten § 2a der ApoBetrO aufgreift. Dieser sieht ein verpflichtendes Qualitätsmanagementsystem in der Apotheke vor, ohne dies aber zu konkretisieren.

Dem Wortlaut nach heißt es:

„Mit dem Qualitätsmanagementsystem müssen die betrieblichen Abläufe festgelegt und dokumentiert werden.
…
Der Apothekenleiter hat im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems
dafür zu sorgen, dass regelmäßig Selbstinspektionen durch pharmazeutisches
Personal zur Überprüfung der betrieblichen Abläufe vorgenommen werden und
erforderlichenfalls Korrekturen vorgenommen werden. Darüber hinaus sollte die
Apotheke an regelmäßigen Maßnahmen zu externen Qualitätsüberprüfungen
teilnehmen.“

Zum jetzigen Zeitpunkt bedeutet das, dass Sie sich, wie Sie so schön sagen, ein eigenes QMS „ausdenken“ dürfen, wenn es die Abläufe innerhalb Ihrer Apotheke festlegt und dokumentiert. In vielen Fällen kann das schon durch bereits bestehende Arbeits- und Prozessanweisungen gewährleistet sein. Es empfiehlt sich, diese zu vervollständigen, inhaltlich zu aktualisieren und in Form eines QM-Handbuchs zu archivieren. Im Rahmen dessen, sollten sie Ihre Abläufe nochmals hinterfragen und gegebenenfalls optimieren.

Die Praxis hat gezeigt, dass besonders darauf geachtet werden muss, dass Ihren Mitarbeitern das Handbuch und der Aufbewahrungsort auch bekannt ist. Die beste Dokumentation hilft nichts, wenn Ihr Team nicht danach arbeitet oder nicht weiß, wo bei Bedarf etwas nachgeschlagen werden kann.

Darüber hinaus muss die Einhaltung der Anweisungen mittels Selbstinspektion sichergestellt werden. Das bedeutet, dass im Kreise Ihrer Mitarbeiter interne Audits durchzuführen sind, in denen die Inhalte der Anweisungen abgefragt werden.

Externe Audits sind derzeit noch nicht verpflichtend vorgesehen („…sollte die
Apotheke an regelmäßigen Maßnahmen zu externen Qualitätsüberprüfungen
teilnehmen.“).

Im Hinblick darauf, dass die Freiwilligkeit in Zukunft höchstwahrscheinlich einer Verpflichtung weichen wird, empfiehlt es sich jedoch, bereits jetzt ein zukunftsfähiges QMS einzuführen, so dass Sie nicht doppelte Arbeit leisten müssen.

Beste Grüße

Oliver Vorberg