Seite 1 von 2 1 2 LetzteLetzte
Ergebnis 1 bis 10 von 12

Thema: E-Mail-Archivierung nach GOBD

  1. #1
    Premium-User Avatar von Thomas Luft
    Registriert seit
    05.05.2014
    Beiträge
    17

    E-Mail-Archivierung nach GOBD

    Hallo zusammen,

    gestern bin ich mit Kollegen zum ersten Mal auf das Thema E-Mail-Archivierung gestoßen worden, was angeblich nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) seit dem 01.01.2017 verpflichtend sei. Wie ist das denn nun genau? Muss ich die E-Mails für Anfragen bei Herstellern/Lieferanten bezüglich der Warenbeschaffung archivieren? Wenn ja, wie?

    Herzliche Grüße

    T. Luft

  2. #2
    Premium-User Avatar von Thomas Luft
    Registriert seit
    05.05.2014
    Beiträge
    17
    Nachdem hier bisher niemand geantwortet hat, hier zumindest mal die Einschätzung des Verbandes bitkom: https://www.bitkom.org/noindex/Publi...s-und-GoBD.pdf

    Es scheint also tatsächlich so zu sein, dass alle E-Mails, die mit einem Bestellvorgang zusammenhängen, revisions- und manipulationssicher(!) archiviert werden müssen?!

    Kann hier jemand noch etwas mehr Licht ins Dunkle bringen?

  3. #3
    Premium-User Avatar von Thomas Luft
    Registriert seit
    05.05.2014
    Beiträge
    17
    Wirklich niemand, der zu diesem Thema etwas sagen kann? Is there anybody out there?

  4. #4
    Kompetenz-Manager Avatar von Christian Freischlader
    Registriert seit
    15.12.2010
    Beiträge
    32
    Lieber Thomas Luft,

    auch ich bin der identischen Meinung.
    Mittlerweile spielt die EDV in allen Bereichen des Unternehmens mehr und mehr eine tragende Rolle und ist zu einem unverzichtbaren Teil der Buchführung geworden. Die Finanzverwaltung hat auf diese Entwicklung reagiert und als Ergebnis die bisherigen Verwaltungsanweisungen (GoS, GoBS, GDPdU) zusammengefasst und ergänzt.

    Neu:
    1. GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung)
    2. GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
    Datenzugriff, BMF-Schreiben vom 14.11.2014, gültig ab 01.01.2015)

    Bei den GoBD handelt es sich nicht um gesetzliche Vorschriften, sondern „lediglich“ um die Meinung der Finanzverwaltung, wie diverse gesetzliche Regelungen auszulegen sind; teilweise basierend auf der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH).
    Sie sind daher zunächst lediglich für die Finanzbeamten bindend. Über deren Anwendung bei z. B. Betriebs- oder Steuerfahndungsprüfungen, entfalten sie jedoch letztendlich auch Bindungswirkung für die Steuerpflichtigen, zu deren Lasten sie ggf. ausgelegt werden.
    Sie sind jedoch nicht für Richter bindend. D. h., dass bei Uneinigkeit zwischen Steuerpflichtigem und Finanzverwaltung eine Überprüfung durch die Gerichte erfolgen kann.

    Hinsichtlich der Email-Archivierung verweise ich auf Rz. 113 ff. des von Ihnen zitierten BMF-Schreibens vom 14.11.2014. Demnach sind, wenn aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden sind oder dort eingegangen sind, diese auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Leider gibt das BMF nur sehr wenige Beispiele und zieht sich auf den Begriff der "aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten" zurück.

    Ich empfehle daher: Aufbewahrung und Speicherung aller Emails (=Handelsbriefe), welche mit der Warenbeschaffung im Zusammenhang stehen. Im Zweifel sind diese nämlich als steuerlich relevante Daten einzustufen.

  5. #5
    Premium-User
    Registriert seit
    30.01.2011
    Beiträge
    309
    Hallo,

    nur fürs Verständnis: Ich mache Ware und habe die Rechnung noch nicht. Ich rufe beim Hersteller an und lasse mir die Rechnung per email zuschicken. Ich drucke die Rechnung aus und bearbeite die Ware ganz normal weiter. Ich lösche die Email, weil ich ja habe, was ich wollte.

    ... und schwupps, habe ich mich in dieser so banalen Situation strafbar gemacht?

  6. #6
    Premium-User Avatar von Christoph Stackmann
    Registriert seit
    19.02.2011
    Ort
    Minden
    Beiträge
    622
    Moin,

    ist dem Gesetz dann genüge getan, wenn ich alle mails auf dem Server des Providers belasse, also nie lösche?

    Danke und schönen restlichen Sonntag,

    @isoprop: so würde ich das verstehen

  7. #7
    Premium-User Avatar von Thomas Luft
    Registriert seit
    05.05.2014
    Beiträge
    17
    Zitat Zitat von Christoph Stackmann Beitrag anzeigen
    Moin,

    ist dem Gesetz dann genüge getan, wenn ich alle mails auf dem Server des Providers belasse, also nie lösche?
    Soweit ich das verstanden habe: NEIN. Denn man könnte ja die E-Mails auf dem Server doch löschen.

    In meinen Augen ist dieser Teil der GoBD auch ziemlicher Unsinn, denn es wird zwar Archivierung inkl. Durchsuchbarkeit durch den Finanzbeamten gefordert, was und wann ich archiviere liegt aber in meiner Hand.
    Will sagen: wenn ich ALLE Mails lösche und behaupte, dass ich da niemals etwas erhalten habe, bin ich GoBD-mäßig aus dem Schneider (soweit mir das der Betriebsprüfer abkauft).

  8. #8
    Premium-User
    Registriert seit
    22.05.2011
    Beiträge
    173
    Richten Sie doch mal eine verbindliche Anfrage an die Treuhand Hannover.
    Wenn die es Ihnen nicht genau erläutern können....

    Helau

    G.Zück

  9. #9
    Premium-User Avatar von Christoph Stackmann
    Registriert seit
    19.02.2011
    Ort
    Minden
    Beiträge
    622
    Hallo Herr Zück,

    ja, das klingt nach einer guten Idee.
    Gruß,
    C. Stackmann
    PS: Dieser Dokumentationswahl ist m.E. auch eher, blöd.
    Immerhin ist die Lesbarkeit der Daten ja auch so eine Sache. Wer kann denn voraussehen, ob die Daten, sagen wir im zehn Jahren, noch gelesen werden können. Funktioniert mein altes Outlook, das auf WinXP prima lief, dann noch? Ist das Format von einem anderen Programm lesbar? Wenn ich die Software "sichere", kann ich dann das alte XP auf neuer Hardware überhaupt verwenden?

  10. #10
    Kompetenz-Manager Avatar von Christian Freischlader
    Registriert seit
    15.12.2010
    Beiträge
    32
    Vielen Dank für die zahlreichen Diskussionen, hierzu aus meiner Sicht noch einige Anmerkungen:

    Wenn Sie die Rechnung ausdrucken und anschließend die E-Mail löschen, weil sie haben, was sie wollen, verstoßen sie damit gegen die Rechtsauffassung der Finanzverwaltung. Sie haben nämlich ein originäres Dokument, welches steuerlich relevant ist, nicht aufbewahrt sondern lediglich den Ausdruck.

    Den Bogen zur Strafbarkeit würde ich jedoch noch nicht schlagen, es handelt sich dabei um einen formellen Verstoß gegen Aufbewahrung-und Aufzeichnungspflichten, der einen Sicherheitszuschlag nach sich ziehen könnte. In einem solchen Falle liegt ausdrücklich keine Steuerhinterziehung vor.

    Zum Gesamtthema der E-Mail Archivierung hat der Digitalverband Deutschland (Bitkom e.V.) zehn Merksätze aufgestellt, die m.E. zu befolgen sind. Die Merksätze sind im Beitrag von Thomas Luft bereits verlinkt.

    Hieraus ist ersichtlich, dass jeder für die E-Mail Archivierung selbst verantwortlich ist, das belassen der E-Mails auf dem Server des Providers könnte problematisch sein. Es muss zumindest sichergestellt sein, dass sie jederzeit – und das für die zehnjährige Aufbewahrungsfrist – an die E-Mails herankommen.

    Über den Sinn der Archivierung kann man sicherlich diskutieren, aber die Verwaltungsanweisung steht im Raume und die Finanzbeamten werden diese aktuell so anwenden. Was hier Rechtens ist, wird die Rechtsprechung erst in einigen Jahren verbindlich klären.

    Hinsichtlich der Idee, alle Mails zu löschen und zu behaupten dass sie niemals eine bekommen haben, sollte man bedenken, dass die Finanzverwaltung untereinander sehr gut vernetzt ist und mit Kontrollmitteilungen arbeitet. Zukünftig könnte es ein Weg für die Finanzverwaltung sein, innerhalb der Finanzverwaltung Informationen darüber zu verteilen, welche Unternehmen ausschließlich Rechnungen auf elektronischem Wege versenden. Sollte dies dann in einer Betriebsprüfung aufgedeckt werden, liegt wiederum ein formeller Buchführungsmangel vor, der einen Sicherheitszuschlag nach sich ziehen könnte.

    Auch die Problematik der Lesbarmachung in zehn Jahren verschiebt die Finanzverwaltung hier auf die Ebene der Unternehmer. Sie müssen also sicherstellen, dass die archivierten Daten über den gesamten Vorhaltezeitraum lesbar sind.

Seite 1 von 2 1 2 LetzteLetzte

Lesezeichen

Berechtigungen

  • Neue Themen erstellen: Nein
  • Themen beantworten: Nein
  • Anhänge hochladen: Nein
  • Beiträge bearbeiten: Nein
  •