Inventur Permanent vs Stichtag

[Stefan Schmid]

Ich habe eine Frage bezüglich den Inventurarten.
Mein Steuerberater sagt, daß Apotheken ab einer bestimmten Betriebsgröße zu einer Stichtagsinventur verplichtet sind- welche bis zu 3 Monaten vor oder nachgelagert sein kann.
Seither habe ich immer eine Permanentinventur durchgeführt und am Jahresende ohne nochmals einzeln die Bestände aufzunehmen diese dokumentiert.
Dies wäre aber so nicht gesetzeskonform?
Ist das richtig so? Gibt es für Apotheken Ausnahmen und wo finde ich diese?
Danke schon im voraus!

[Stefan Schmid]

nochmals den von Ihm zitierten Text angefügt:
Eine nur mengenmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung reicht nicht aus. Für Bestände, die durch Schwund, Verderb und ähnliche Vorgänge unvorhersehbare Abgänge erleiden können und für besonders wertvolle Güter ist nur die Stichtagsinventur zulässig.

[Christian Freischlader]

Lieber Herr Schmid,
folgende Informationen zu Ihrer Anfrage:

Jede/r selbständig tätige Apotheker/in unterliegt als Kaufmann/-frau den Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB).

Nach § 240 HGB hat jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben. Er hat demnächst für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein solches Inventar aufzustellen.

Nach dem Grundsatz der Einzelbewertung ist jeder Vermögens- und Schuldposten bei der Aufstellung der Bilanz einzeln zu bewerten. Die Inventur bildet die Grundlage für die Bilanz, so dass zur Einhaltung des Grundsatzes der Einzelbewertung jeder Vermögensgegenstand bei der Inventur einzeln zu erfassen ist.

Unter der körperlichen Bestandsaufnahme ist eine physische Aufnahme der vorhandenen Vermögensgegenstände zu verstehen, bei der die Art und die Mengen der einzelnen Güter nach Zahl, Maß oder Gewicht durch Zählen, Messen, Wiegen sowie in bestimmten Fällen durch geeignete Schätzverfahren festgestellt werden.

Die verschiedenen Inventursysteme unterscheiden einzelne Inventurarten nach dem Kriterium „Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Bestandsaufnahme”. Neben der klassischen Stichtagsinventur stehen die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur und die permanente Inventur zur Verfügung.

a. Bei der Stichtagsinventur erfolgt die Bestandsaufnahme am Abschlussstichtag selbst und/oder an einem davor oder danach liegenden arbeitsfreien Tag. Diese reine Form der Stichtagsinventur ist häufig z.B. aus personellen, organisatorischen oder produktionstechnischen Gründen nicht möglich oder wirtschaftlich nicht vertretbar.

b. Bei der vor- oder nachverlegten Stichtagsinventur wird das Mengengerüst der Bestände nicht mehr in das Inventar zum Bilanzstichtag aufgenommen. Art, Menge und Wert der einzelnen Bestände werden vielmehr in einem besonderen Inventar auf einen vom Abschlussstichtag abweichenden Stichtag verzeichnet. Der in diesem besonderen Inventar ausgewiesene Bestand wird nur noch wertmäßig auf den Abschlussstichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet. Die zeitliche Verlegung der Bestandsaufnahme ist auf drei Monate vor und zwei Monate nach dem Abschlussstichtag begrenzt. Innerhalb dieses Zeitraums kann der Inventurstichtag bzw. die Inventurstichtage (d.h. es brauchen nicht alle Bestände gleichzeitig aufgenommen werden) frei gewählt werden.

c. Die permanente Inventur stellt die Vornahme einer sich über das ganze Geschäftsjahr erstreckenden laufenden Bestandskontrolle dar. Der Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme und der Zeitpunkt der Inventaraufstellung fallen bei der permanenten Inventur auseinander, denn die Bestände werden im Laufe des Geschäftsjahres körperlich aufgenommen. Dabei müssen die Bestände nicht insgesamt an einem Tag aufgenommen werden. Zum Abschlussstichtag werden die Bestände dann i.d.R. nur auf Grund der Lagerbuchführung im Inventar erfasst. Die permanente Inventur erfordert eine mengenmäßige Bestandsfortschreibung.

Die gesetzliche Grundlage für die Zulässigkeit der permanenten Inventur findet sich in § 241 Abs. 2 HGB:
Bei der Aufstellung des Inventars für den Schluss eines Geschäftsjahrs bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, dassder Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.

Praxistipp:
Die täglichen, schriftlichen Abgleiche der permanenten Inventur gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (10 Jahre). Die Inventur ist dann zum Bilanz - Stichtag durch das Warenwirtschaftssystem auszudrucken, durch den Inhaber durchzusehen, abzuzeichnen und ebenfalls 10 Jahre aufzubewahren.
Sofern sich Zähldifferenzen ergeben sind diese gesondert im Warenwirtschaftssystem auszuweisen. Es empfiehlt sich hierfür gesonderte „Konten“ anzulegen um den Grund der Zähldifferenz anzugeben, z.B: Bruch; Diebstahl; Kundengeschenke; etc.