Ordnungssystem für Plausibilitätsprüfungen und Herstellungsanweisungen

[Andrea Grewe]

Hallo zusammen,

ich möchte mehr Übersicht und Ordnung in unseren Rezeptur-Protokoll-"Wald" bringen, weiß aber nicht so richtig, was sinnvoll und praktikabel ist. Bisher werden alle 3 Protokolle zusammen und nacheinander (also nach Datum) abgeheftet. Wir haben aber auch nicht so sehr viele Rezepturen. Trotzdem dauert es dadurch oft lange, eine bereits vorhandene Plausibilitätsprüfung mit Herstellungsanweisung wieder zu finden.
Mir schwebt vor, die Herstellungsprotokolle weiter nach Datum abzuheften. Plausibilitätsprotokolle mit dazugehöriger Herstellungsanweisungen würde ich gerne "wiederfindbar" separat ordnen.
Welches System ist zu empfehlen? Alphabetisch nach der ersten Substanz im Rezept oder eher nach dem Wirkstoff mit dem höchsten Gehalt oder doch nach der Grundlage?

Bin für jede Anregung dankbar.

A.Grewe

[bellisperennis]

Wir haben 3 Ordner:


1. PLAUSIBILITÄT

Wir vergeben festgelegte Namen für die Plausibilität.

1. Teil Dareichungsform, 2. Teil Hauptwirkstoff, eventuell dann weitere Wirkstoffe, dann Grundlage. Eventuell noch die % hinten dran, weil das ja auch eine Rolle spielt.

Also z.B. "SalMetroBasis" für eine Metronidazol in Basiscreme.

oder "FlüAluIsop" für ein Deo.

Dann ordnen wir einfach nach Alphabet.

Ist nicht 100% wasserdicht, aber gemeinhin sind dann alle Metronidazolsalben hintereinander. Damit findet man schon durchgeführte Plausibilitätsprüfungen eigentlich ganz gut wieder und erledigt sie nicht doppelt.


2. HERSTELLUNSANWEISUNG

Herstellungsanweisungen sind grundsätzlich angefertigt, z.B. für die Herstellung einer Creme. Im Herstellungsprotokoll findet man dann wenn-dann Anweisungen bei welcher Grammzahl z.b welche Waage benutzt wird.
Lässt sich mit einer gewissen Anzahl von Herstellungsprotokollen standardisieren für alle gängigen Rezepturen.





Kommt eine bekannte Creme wieder rein, so muss man nur auf die entsprechende Herstellungsanweisung und die entsprechende Plausibilitätsprüfung verweisen (bzw. in der Vorlage "Herstellung nach "Darreichungsform" ankreuzen)


3. HERSTELLUNSPROTOKOLLE

Die Herstellungsprotokolle sind dann nach Name und Darum geordnet.

Ute Maier mit einer Rezeptur vom 5.10.2013 bekommt den Namen MaUt051013


Der Gedanke dahinter war: Die Herstellungsprotokolle erfüllen ja vor allem einen Zweck: Bei eventuellen Problemen mit der Rezeptur nachvollziehen zu können was wie angefertigt wurde. Durch das Vergeben einer "Charge" aus Name und Datum kann ich direkt aus dem Etikett ersehen was an diesem Taggemacht wurde. Auch wenn Ute Maier erst 5 Monate später in die Apotheke kommt.
Ich kann direkt die Charge der verwendeten Substanzen nachvollziehen und finde dann über das Herstellungsprotokoll sofort den Verweis auf die Plausibilitätsprüfung - die ich dann auch schnell finde, weil sie ja ebenfalls in ihrem Ordner alphabetisch abgelegt ist.


Erschien mit die einzig logische Variante, was bringen denn die Herstellungsprotokolle wenn man sie im Fall der Fälle nicht mehr findet weil Frau Maier den Topf weggeworfen hat, nicht mehr weiß wann die Creme hergestellt wurde aber nun der Meinung ist sie hat von genau dieser Creme Ausschlag und das sei unsere Schuld. Über ihren Namen kann ich suchen, alle ihre Rezepturen sind hintereinander, fall sie unterschiedliche hatte hat man dann Anhaltspunkte über das Datum.

Funktioniert dann btw. auch sehr gut wenn Frau Maier eine nicht verschreibungspflichtige Creme hat, anruft und sagt "Guten Tag, mein Name ist Ute Maier, ich hole heute Mittag meine Creme ab die ich immer habe, können Sie die schon mal vorbereiten. Keine Ahnung was da drin ist, ich hab den Topf nicht mehr, Sie wissen das ja"

Bei unserem System kann das jeder im Team sofort erledigen. Dafür muss die Teilzeitkraft noch nichtmal von Frau Maier gehört haben.

Ordner Herstellungsprotokolle, MaUt….. siehe da, 5x die selbe Creme, das wird die Creme sein die Frau Maier will.




Nach vergebener Aufbewahrungsfrist muss man mal alle Buchstaben des Alphabets mal durchhauen und alte Protokolle entsorgen. Danach dann einmal im Jahr… Ist zwar umständlich, aber eine chronologische Ablage der Herstellungsprotokolle erschien mir im Sinne der Wiederauffindbarkeit nicht sinnvoll.

Wer viele Rezepturen hat kann ja für jedes Jahr einen neuen Ordner anlegen, dann muss nach Ablauf der vergebenen Aufbewahrungsfrist nur der entsprechende Ordner entsorgt werden.



Klingt nun irgendwie wirsch so aufgeschrieben, kann man das nachvollziehen?

[Nicole Häußler]

Wir haben zur Zeit den Topitec-Dokumanager und das Lennartz-Laborprogramm (keine Schleichwerbung, aber es ist super!) was uns diese Arbeit erleichtert, wobei ich gestehen muss, dass der Lennartz ausgereicht hätte.
Vorher haben wir es ähnlich wie bellisperennis gemacht.


Nun heften wir die gedruckten Anweisungen Alphabetisch nach den Wirkstoffen ab. Sollten sich die WS überschneiden oder wird nach der Konzentration untergeordnet, ist diese auch gleich nach der Grundlage weiter unterordnet. Die Anweisungen haben als Anhang immer die Plausi.prüf..

Die gedruckten Protokolle werden alphabetisch nach dem Namen geordnet.

So ähnlich kann man das auch für die Rezeptur-Doku machen, die nicht mit einem Laborprogramm erstellt werden.
Verwendet man die Vordrucke von Govi am Besten 3 Ordner anlegen.

1. Herstellungsanweisungen mit laufender Nummer (Erst Seite als Schmierblatt mit bereits vergebenen Nummern)
Ordndung wie o.g. nach Wirkostoffen. Oder nach der nummerischer Folge geht auch.

2. Protokolle
Ordnen nach Patienten-Namen, unterordnen nach Herstellungsdatum

3. Plausiprüf.
ebenfalls laufende Nummer, mit Schmierblatt vorn.

Auf die Anweisung und Protokoll die Plausinummer vermerken, auf dem Protokoll zusätzlich die Anweisungsnummer.

Fertig

Ich hoffe man versteht es haha ^^

[Maike Noah]

Hallo zusammen,

Plausibilitätsprotokolle mit dazugehöriger Herstellungsanweisungen würde ich gerne "wiederfindbar" separat ordnen.
Welches System ist zu empfehlen? Alphabetisch nach der ersten Substanz im Rezept oder eher nach dem Wirkstoff mit dem höchsten Gehalt oder doch nach der Grundlage?

Wir entwickeln den Plausi Namen in unserer Apotheke alphabetisch nach Wirkstoffen gefolgt von Grundlagen:

x-y-z-Grundlage

Dabei spielt es bei uns keine Rolle, in welcher Menge die WS enthalten sind und es ist überdies egal, in welcher Reihenfolge der Arzt es auf das Rept geschrieben hat.

z.B. Clotri-Ery-Triam-Basis
(für die Inhaltsstoffe haben wir eine Liste mit internen Abkürzungen angelegt).

Beste Grüße
Maike Noah

[Andrea Grewe]

Viele lieben Dank für die sehr ausführlichen Erklärungen.
Das hilft mir ungemein.

Liebe Grüße

A. Grewe

[Sabrina Weishaupt]

Die Herstellungsprotokolle sind dann nach Name und Darum geordnet.

Ute Maier mit einer Rezeptur vom 5.10.2013 bekommt den Namen MaUt051013

Das ist ja auch eine coole Idee. In der Apo, in der ich in den Ferien und am WE ab und zu aushelfe, machen wir das so, dass die Herstellungsprotokolle den gleichen Namen wie die Plausis haben, aber die Idee von Gänseblümchen ist auch nicht schlecht!