Kassendifferenzen

[Julia Dickmann]

Ich habe eine Frage zu Kassendifferenzen. Die Kasse stimmt am Abend natürlicherweise nie auf den Cent, also weichen Soll- und Ist-Bestand der Kasse voneinander ab. Wie und an welcher Stelle verbuchen Sie diese Differenzen?
Leider haben wir zwei steuerliche Berater, der eine sagt, man muss die Differenzen angeben und verbuchen, der andere sagt, man muss immer den Soll-Wert ins Kassenbuch eintragen und quasi das fehlende Geld aus eigener Tasche einlegen.
Letztere Option halte ich für unrealistisch, denn welche Kasse stimmt denn immer genau?

[Maike Noah]

Hallo Frau Klopfer,
Herr Freischlader hat Ihre Frage entweder übersehen oder er feilt noch an seiner Antwort.
Vorsichtshalber werde ich ihn jedoch an diese Frage erinnern. Haben Sie bitte noch etwas Geduld.

Schönes Wochenende
Maike Noah

[Christian Freischlader]

Hallo Frau Klopfer,

vielen Dank für Ihre Anfrage hinsichtlich der Behandlung von Kassendifferenzen. Durch aktuell im Fokus stehende digitale Betriebsprüfungen ist dieses Thema sehr aktuell und in aller Munde.

§ 146 der Abgabenordnung bestimmt zunächst, dass die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

Die Kassenaufzeichnungen müssen grundsätzlich so beschaffen sein, dass der Soll - Bestand jederzeit mit dem Ist - Bestand der Geschäftskasse verglichen werden kann, dies ist die sog. Kassensturzfähigkeit.

Der Gesetzgeber selbst hat keine weiteren Vorschriften darüber erlassen, wie eine Kasse genau zu führen ist. Die zu Grunde liegenden Regeln sind durch Fachliteratur und Finanzrechtsprechung aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung abgeleitet worden.

Aus der Art der geführten Kassenbuchaufzeichnungen muss klar hervorgehen, dass der Unternehmer bei Kassenschluss einen Soll - / Ist – Vergleich durchgeführt hat. Es muss also zwingend täglich der Tagesendbestand durch Zählen ermittelt werden.

Bei einer Betriebsprüfung gibt es typische Beweisanzeichen, mit welchen die Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kasse in Frage stellen wolle, um Umsatzzuschätzungen durchzuführen. Dazu zählen u.a. häufige Bareinlagen in die Kasse, um Kassenfehlbetrage auszugleichen.

Um solchen Gefahren vorzubeugen empfehlen wir grundsätzlich, täglich Soll- und Ist- Bestand abzugleichen. Der Soll – Bestand ist in der Kasse zu erfassen und anschließend der Differenzbetrag zwischen Soll- und Ist- Bestand ebenfalls anzuführen als zusätzliche Kassenausgabe bzw. Kasseneinnahme. Als Buchungstext schlagen wir hier z.B. Kassendifferenz / Zähldifferenz vor.

Viele Grüße aus Koblenz

Christian Freischlader

[sandra]

Hallo Herr Freischlader!

Ist es also o.k., Soll- und Ist-Bestand im Kassenbuch zu notieren und die Differenz dann auszugleichen? Sicher gibt es überall ein Kästchen für das "überschüssige" bzw. fehlende Geld.

Herzl. Grüße

Petra Boch

[Christian Freischlader]

Hallo Frau Boch,

zu Ihrer erweiterten Anfrage darf ich noch folgende Hinweise geben:

Wenn Sie Soll- und Ist – Bestand im Kassenbuch eintragen, wäre dies aus unserer Sicht nicht korrekt. Vielmehr raten wir an, den Soll – Bestand laut Z-Bon zunächst (wie bisher auch) als Tageskasseneinnahme zu erfassen. Darüber hinaus ist dann zusätzlich die Zähldifferenz und nicht der Ist – Bestrand im Kassenbuch zu erfassen.

Bei einem „Mehr“ löst dies also eine weitere zu versteuernde Einnahme, bei einem „Weniger“ eine Ausgabe, also einen geringeren zu versteuernden Betrag, aus.

Damit ist sichergestellt, das die tatsächlichen Einnahmen des jeweiligen Tages somit korrekt erfasst und auch besteuert werden.

Ein „Kästchen“ für evtl. überschüssige Beträge ist somit nicht notwendig bzw. Gegenwärtig.

Beispiel:
Der Tagesabschluss lt. Z-Bon weist Einnahmen i.H.v. € 2.000,-- aus.
Der Ist – Bestand nach Tageskassenzählung zeigt einen Betrag von a) € 2.001,50 bzw. b) € 1.997,83.

Lösung a):
Tageskasseneinnahme lt. Z- Bon: + € 2.000,--
Kassendifferenz + € 1,50

Lösung b):
Tageskasseneinnahme lt. Z- Bon: + € 2.000,--
Kassendifferenz - € 2,17

[Thomas Herberger]

Beispiel:
Der Tagesabschluss lt. Z-Bon weist Einnahmen i.H.v. € 2.000,-- aus.
Der Ist – Bestand nach Tageskassenzählung zeigt einen Betrag von a) € 2.001,50 bzw. b) € 1.997,83.

Lösung a):
Tageskasseneinnahme lt. Z- Bon: + € 2.000,--
Kassendifferenz + € 1,50

Lösung b):
Tageskasseneinnahme lt. Z- Bon: + € 2.000,--
Kassendifferenz - € 2,17

Hallo Herr F.

leider bin ich erst heute auf diese interessante Diskussion gestoßen, deren Fragestellung mich auch schon öfter beschäftigt hat.

Zu Ihrem Beispiel: Verstanden habe ich, inwieweit Kassendiffernzen entstanden sind. Mir ist aber immer noch nicht klar, wie ich jetzt damit verfahre.
Trage ich die Kassendifferenz im Kassenbuch als solche ein - als Einnahme bei positiver, als Ausgabe bei negativer Differenz - oder buche ich den Betrag über die Kasse des Folgetages, z.B. als Posten "Kassendiffernz aus Vortag"?

Vielen Dank für die weitere Klärung.

Viele Grüße

T.H.

[Christian Freischlader]

Sehr geehrter Herr Herberger,

vielen Dank für Ihre Nachfrage.

Im Ergebnis haben Sie die Lösung bereits richtig erkannt.

Die Kassendifferenz selbst wird im Kassenbuch zusätzlich zu dem Sollbestand lt. Tageskassenabschluss / Z-Bon eingetragen. Sofern es sich um einen ?Mehrbestand? gegenüber dem Sollbestand lt. Tageskassenabschluss handelt, wird dieser Betrag als zusätzliche Einnahme erfasst. Im vorherigen Beispiel waren dies + ? 1,50. Sofern ein Minderbetrag gegenüber dem Sollbestand lt. Tageskassenabschluss vorliegt, wird dieser als zusätzliche Kassenausgabe im Kassenbuch vermerkt (- ? 2,17 lt. vorstehendem Beispiel).

Im Anhang habe ich noch eine Datei beigefügt (folgt) aus der die Handhabung vielleicht nochmals ein wenige genauer hervorgeht, da hier ein Beispiel-Kassenbuch im Auszug dargestellt ist.
Kassenbuch.jpg

Viele Grüße aus Koblenz

Christian Freischlader
Steuerberater

[Erol Gülsen]

Sehr geehrter Herr Freischlader,

vielen Dank für Ihre absolut verständliche und ausführliche Antwort. Außerdem auch einen Dank an Frau Klopfer für diese Frage. Ich habe genau nach dieser Frage gesucht. Jetzt bin ich schlauer!

Beste Grüße
Erol Gülsen

[Katharina Jahn]

Hallo Herr Freischlader,

möchte gern noch mal die - zugegeben schon etwas länger zurückliegende - Frage von Herrn Herberger bezüglich der Behandlung der Kassendifferenz in der Kasse des WaWi-Systems aufgreifen, weil wir selbst gerade unsere Kassenbuchführung vereinfachen möchten.

Unstrittig ist sicherlich die von Ihnen oben beschriebene Vorgehensweise im Kassenbuch. Es stellt sich m.E. dennoch weitergehend die Frage, ob es nicht sinnvoll ist, grundsätzlich wie folgt vorzugehen:
1. Kassensturz in der WaWi
2. Geldbestand zählen
3. Kassenbucheintragungen vornehmen inkl. etwaiger Einnahmen bzw. Ausgaben wegen Kassendifferenz
4. Die Einnahmen / Ausgaben aus Kassendifferenz in der WaWi-Kasse erfassen
5. Tagesabschluss durchführen

Damit habe ich in der Wawi einen konsistenten Bestand zum Kassenbuch und gleichzeitig die Grundlage für einen WaWi-Datenexport in die Buchhaltung geschaffen bzw. kann mir die manuelle Kassenbuchführung gleich ersparen (Schritt 3 entfällt).

Ist das aus Ihrer Sicht (bzw. gern auch aus Sicht anderer Foristen) so möglich und sinnvoll?

Viele Grüße,
K. Jahn

[Thomas Herberger]

Ohme Anspruch auf rechtliche Verbindlichkeit würde ich davon ausgehen, dass auch diese Methode zulässig sein müsste.
Viele Wawi-Systeme bieten schließlich die Möglichkeit, nach Kassensturz einen Soll-/Ist-Abgleich direkt ins System einzugeben, noch bevor der eigentliche Abschluss gemacht wird.
Dies entspricht ja eigentlich Ihrer Vorgehensweise, auch wenn die Einzelschritte sich voeneinander unterscheiden.

Viele Grüße

TH