Planungshilfe

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Wer sich selbstständig machen will, sollte sich vor der Eröffnung genau über unterschiedliche Gestaltungsmöglichkeiten und seine Rechte und Pflichten informieren. Bereits zu Beginn der Planungsphase sollte man Finanzierungsmöglichkeiten, die Räumlichkeiten, Ausstattung und Warenpräsentation, sowie die Einstellung von Mitarbeitern und Werbemaßnahmen planen. Hier finden Sie eine Zusammenstellung wichtiger Informationen und Checklisten für die Planung Ihrer Existenzgründung.
(Quellen: Wirtschaftshandbuch für die Apotheke, Apotheke und Marketing, Schiedermair/Pohl: Gesetzeskunde für Apotheker)

Die eigene Apotheke – welche Rechtsform?

Der überwiegende Teil der Apotheker strebt als Berufsziel das selbstständige Führen einer Apotheke an. Dabei muss er sich überlegen, in welcher Rechtsform er die zu übernehmende Apotheke betreiben will. Da der Inhaber der Betriebserlaubnis zur persönlichen Leitung der Apotheke verpflichtet ist, kommen als Rechtsformen nur das Einzelunternehmen oder die Personengesellschaft in Form einer OHG in Frage. Das Einzelunternehmen ist ein Gewerbebetrieb, dessen Eigentümer eine natürliche Person ist, die gleichzeitig das Unternehmen verantwortlich führt, das Eigenkapital aufbringt und das wirtschaftliche Risiko trägt. Für Verbindlichkeiten des Einzelunternehmens haftet der Inhaber nicht nur mit den Betriebsvermögen, sondern auch mit seinem gesamten sonstigen Privatvermögen. Der Inhaber des Einzelunternehmens Apotheke bedarf zwingend der Betriebserlaubnis. Die offene Handelsgesellschaft (OHG) ist ein Zusammenschluss von Personen, deren Zweck auf den Betrieb eines Handelsgewerbes unter gemeinschaftlicher Firma gerichtet ist und bei der die Haftung gegenüber den Gesellschaftsgläubigern bei keinem Gesellschafter beschränkt ist. Die Gesellschafter haben eine Einlage – z. B. Geld, Gegenstände, Rechte, Arbeitskraft – in die Gesellschaft einzubringen. Sie haften neben dem Gesellschaftsvermögen mit ihrem Privatvermögen. Nach § 8 ApoG dürfen mehrere Personen eine Apotheke zusammen in der Rechtsform der OHG betreiben, wobei alle Gesellschafter der Erlaubnis bedürfen.

Übernahmeformen einer Apotheke
Um das Eigentum bzw. den Besitz einer Apotheke zu erlangen, kann eine Apotheke neu gegründet, gepachtet, gekauft oder im Wege der vorweggenommenen Erbfolge übernommen werden. Für diese Übernahmeformen kommen die Einzelfirma oder die OHG in Frage. Daneben ist die Beteiligung an einer bereits bestehenden Apotheke durch die Gründung einer OHG auch eine Form des Eintritts in die Selbstständigkeit. Es gilt somit, einen Standort für eine Neugründung zu suchen oder einen Partner, der eine Apotheke verkaufen oder verpachten will, der eine Apotheke im Wege der vorweggenommenen Erbfolge übertragen will oder die Gründung einer OHG anbietet.

Neugründung
Als Übernahme im weiteren Sinne kann man auch die Neugründung einer Apotheke bezeichnen. Bei der Neugründung gilt es nicht nur, einen Standort zu finden, durch den der Apotheke eine möglichst dauerhafte Existenz gesichert wird, sondern es gilt auch, an dem Standort Räume zu übernehmen, die den Anforderungen nach § 4 ApoBetrO genügen. Vor der Entscheidung zur Neugründung muss sich der potenzielle Betreiber deutlich vor Augen führen, dass er von den Übernahmemöglichkeiten die grundsätzlich risikoreichste wählt. Umsatzerwartungen können von Fachleuten zwar geschätzt werden, eine Garantie aber, dass die prognostizierten Ergebnisse auch tatsächlich erzielt werden, kann niemand geben. Wenn die Neugründung im Vergleich zum Kauf einer bestehenden Apotheke in der Regel auch die preiswertere Lösung ist, kann sie jedoch dann eine sehr teure Lösung werden, wenn ein erwarteter existenzfähiger Umsatz nicht erreicht wird.

Pacht
Eine Möglichkeit der Übernahme einer Apotheke stellt die Pacht dar. Die Bedeutung dieser Übernahme lässt sich daran ersehen, dass rund 15% der Apotheken in den alten Bundesländern verpachtet sind, wenn sich auch feststellen lässt, dass in den letzten Jahren einer Pachtung mehr und mehr der Kauf oder die Neugründung einer Apotheke vorgezogen wurde. Dieses liegt daran, dass mit zunehmender Verschlechterung der wirtschaftlichen Lage von Apotheken sich die Umsatzgrenze, ab der eine Apotheke verpachtbar ist, nach oben verschiebt und zum anderen, dass Apothekeneigentümer wegen der Unsicherheiten im Gesundheitswesen sich mehr und mehr von ihrem Eigentum trennen und bereits anderweitig Altersvorsorge betrieben haben. Der Pachtzins einer Apotheke bemisst sich bis auf wenige Ausnahmefälle mit einem bestimmten Prozentsatz am Nettoumsatz des Betriebes. Bei den angesprochenen Ausnahmen ist ein fester Betrag als Pachtzins vereinbart.

Kauf
Durch den Kauf einer Apotheke kommt der Käufer in das Eigentum des Betriebes. Im Gegensatz zur Pacht ist der Inhaber einer gekauften Apotheke selbst  erpachtungsberechtigt sowie seine Familienangehörigen. Darin wird im Vergleich zur Pachtung ein großer Vorteil gesehen. Unter Beachtung der Vorschriften des Apothekengesetzes kann nur der Apotheker eine bestimmte Apotheke käuflich erwerben, der die Betriebserlaubnis für diese Apotheke beantragt und erteilt bekommt.
Als Verkäufer einer Apotheke kommt nur der Betriebserlaubnisinhaber oder nach seinem Ableben die Erben in Frage. Der Kaufpreis ergibt sich im konkreten Verkaufsfall aus dem Zusammenwirken von Angebot und Nachfrage. Wo der angemessene Kaufpreis jedoch liegt, lässt sich unter Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden feststellen. Er setzt sich zusammen aus dem Preis für das Warenlager, dem Preis für die Einrichtung und dem Preis für den Firmenwert.

Übernahme einer Apotheke im Wege der vorweggenommenen Erbfolge
Wie beim Kauf kommt der Apotheker zum Eigentum einer Apotheke, wenn sie ihm m Wege der Schenkung übertragen wird. Soweit solch ein Rechtsgeschäft vorkommt, st es in der Regel zwischen Eltern und Kindern anzutreffen. Rechtlich handelt es sich um eine Schenkung, die mit einer Auflage verbunden sein kann und in der Regel notarieller Beurkundung bedarf. Wird die Apotheke der nachfolgenden Generation überlassen und ist die Versorgung des Schenkers anderweitig nicht gesichert, dann bietet es sich an, die Schenkung unter der Auflage zu vollziehen, dass eine private Versorgungsrente vereinbart wird.

Die Finanzierung einer Apotheke

Jede Selbstständigkeit birgt Risiken. Für Apotheken gilt das derzeit ganz besonders. Die fortdauernde Diskussion um die Gesundheitskosten ist bekannt und es sind mit einiger Sicherheit weitere Restriktionen zu erwarten. Außerdem wird mit neuen Vertriebskanälen ernst zu nehmende Konkurrenz entstehen. Trotzdem: Es kann sich auch heute noch durchaus lohnen, selbstständig eine Apotheke zu führen. Wichtig ist nur, von Anfang an die richtigen Entscheidungen zu treffen. So ist das Thema Finanzierung nicht nur eine Frage der günstigen Zins- und Tilgungsbelastung in der Anfangsphase der Neugründung oder Übernahme einer Apotheke. Noch wichtiger ist es, für die Apotheke eine langfristig gesicherte Finanzierungs-Struktur zu schaffen, um eventuell eintretende Liquiditätsengpässe unbeschadet überstehen zu können.
Die Probleme für Apotheker liegen auf der Hand. Negativ wirken sich neben den Problemen des Sozialsystems die demographischen Perspektiven aus: Die Einwohnerzahl in Deutschland geht zurück und damit auch die Zahl der potenziellen Kunden. Allerdings verändert sich gleichzeitig die Bevölkerungspyramide: Der Anteil älterer Menschen wächst und diese sind für Apotheken natürlich eine wichtige Kundengruppe.
Ebenfalls ins Kalkül zu ziehen ist wegen des steigenden Investitionsvolumens ein wachsender Finanzierungsbedarf – mit dem Effekt ebenfalls steigender Belastungen aus Zinsen und Tilgung. Hier muss vor einem immer wieder gemachten Fehler nachdrücklich gewarnt werden: Es ist falsch, bei der Abschätzung des Risikos und der Erfolgsaussichten eine möglichst günstige Finanzierung zur Grundlage zu machen.
Es gilt zu bedenken: Auch mit ausgeklügelten Finanzstrategien lässt sich die Rentabilität einer Apotheke nicht herbeirechnen. Die Apotheke muss sich in der Zukunft, d. h. im laufenden Betrieb rechnen. Zeigt die Prüfung der entscheidenden Faktoren, dass sich die Investition lohnt, ist das Vorhaben auch finanzierbar.
Sind die Aussichten auf Rentabilität gegeben, steht am Beginn der notwendigen wirtschaftlichen Überlegungen ein möglichst detaillierter Investitions- und Finanzierungsplan.
Dieser Plan darf sich keinesfalls nur auf die Gründungsphase beziehen, die Finanzierungsproblematik betrifft vielmehr den gesamten zukünftigen Apothekenbetrieb.
Soweit in dieser langfristigen Finanzierungsplanung der Investitionsbedarf nicht durch Eigenkapital abgedeckt werden kann, müssen die fehlenden Mittel durch entsprechende Kredite beschafft werden. Sie werden verzinst und durch Tilgung zurückgezahlt. Die Existenzfähigkeit der Apotheke hängt auch davon ab, wie realistisch die finanziellen Belastungen und der Rückfluss der Geldmittel über die Einnahmen im Finanzierungsplan angesetzt worden sind.

Die öffentlichen Finanzierungsmittel
Eine für Existenzgründer bei der Beschaffung von langfristigen Fremdmitteln wichtige »Geldquelle« sind – egal ob die Apotheke übernommen oder neu gegründet wird - die sogenannten öffentlichen Mittel. Bund und Länder unterstützen Existenzgründer mit einer Reihe von Maßnahmen, deren Inanspruchnahme bei den finanziellen Planungen ins Kalkül gezogen werden sollte. Allerdings besteht grundsätzlich kein Rechtsanspruch auf staatliche Finanzierungshilfen. Die verschiedenen Programme sind als Hilfe zur Selbsthilfe konzipiert.
Anlaufstelle für die Beantragung staatlicher Finanzierungshilfen ist generell das Kreditinstitut mit dem der Apotheker die gesamte Apothekenfinanzierung plant und abwickelt. Es stehen unter anderem die folgenden Programme zur Verfügung: 

- das Existenzgründungsprogramm der Deutschen Ausgleichsbank (DtA)
- das Mittelstandsprogramm der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW)
- das Eigenkapitalhilfe-Darlehen (EKH)

Die Deutsche Ausgleichsbank und die Kreditanstalt für Wiederaufbau gewähren Mittel zur langfristigen Finanzierung von Investitionen, die der Errichtung, der Sicherung und der Erweiterung von Unternehmen dienen. Existenzgründer, die über wenig Eigenkapital verfügen, können mit Hilfe des Eigenkapitalhilfeprogramms (EKH) die eigenen Mittel bis auf 40 % des Kapitalbedarfs aufstocken; die eigenen Mittel sollten jedoch mindestens 15 Prozent der Investitionssumme betragen. Zwei Bedingungen sind im Zusammenhang mit der Förderung durch öffentliche Finanzierungsmittel zu beachten: Vor der Beantragung dürfen keine finanziellen Bindungen (z. B. Einrichtungsoder Warenbestellungen) eingegangen werden; insbesondere darf kein Übernahmevertrag abgeschlossen sein. Nachfinanzierungen und Umschuldungen werden nicht gefördert.
Vor der Sicherstellung der Gesamtfinanzierung dürfen keine Verpflichtungen – auch keine Vorverträge – eingegangen werden, denn die Gewährung öffentlicher Finanzierungshilfen richtet sich nach Prozentsätzen am gesamten Investitionsvolumen.

Der Apotheker als Vollkaufmann – Rechte und Pflichten

Der selbstständige Apotheker als Unternehmer gehört zu den Vollkaufleuten. Für Vollkaufleute gelten neben den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) – und teilweise stattdessen – die besonderen Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) in vollem Umfang. Für den Apotheker als Vollkaufmann sind insbesondere die folgenden Regelungen bedeutsam:

1. Er ist im Handelsregister einzutragen.

2. Er hat ein Firmenrecht. Die Firma ist der Handelsname, unter dem der Kaufmann seine Geschäfte betreibt, die Unterschriften abgibt und unter der er klagen und verklagt werden kann. Der Einzelkaufmann muss als Firma seinen Familiennamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen führen. Dies trifft auch für die überwiegende Mehrzahl der Apotheken zu. Zusätze zur Firma im handelsrechtlichen Sinne sind erlaubt (z. B. Rats-Apotheke), sie dürfen allerdings nicht über Art und Umfang des Geschäfts täuschen.

3. Jeder Vollkaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Weiterhin besteht die gesetzliche Verpflichtung zur Fertigung einer Eröffnungsbilanz und eines Inventars bei Beginn seines Handelsgewerbes sowie zur Aufstellung von Inventar, Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres.

4. Der Vollkaufmann kann einen Prokuristen bestellen. Dieser ist fast unbeschränkter Stellvertreter des Firmeninhabers. Die Erteilung der Prokura ist nach herrschender Meinung im Apothekenwesen nicht zulässig, da sie dem Leitgedanken des Apothekengesetzes widerspricht, der den Erlaubnisinhaber zur persönlichen Leitung der Apotheke in eigener Verantwortung verpflichtet.

5. Vollkaufleute können sich zum Zweck des gemeinsamen Gewerbebetriebes in Form einer Gesellschaft nach dem HGB (Offene Handelsgesellschaft OHG, Kommanditgesellschaft KG, GmbH, Aktiengesellschaft) zusammenschließen. Für den Apotheker kommt aufgrund apothekenrechtlicher Besonderheiten nur das Betreiben der Apotheke in Form einer OHG in Betracht.

6. Die Übernahme einer Bürgschaft, ein Schuldanerkenntnis und ein Schuldversprechen im geschäftlichen Bereich können formfrei mündlich erklärt werden. 

7. Die allgemeinen Vorschriften über Geschäfte unter Kaufleuten und den Handelsbrauch sind uneingeschränkt anwendbar.

Wie bekommt man die Betriebserlaubnis?

Ohne sie geht gar nichts. Die Betriebserlaubnis ist eine öffentlichrechtliche höchstpersönliche Ermächtigung zur Leitung einer bestimmten Apotheke und wird von der jeweiligen Bezirksregierung oder dem Bezirkspräsidium erteilt. Weitere behördliche Genehmigungen sind zum Betrieb einer Apotheke nicht erforderlich. Der antragstellende Apotheker muss acht Voraussetzungen erfüllen. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, wird die Erlaubnis nicht erteilt. Sind jedoch alle Bedingungen erfüllt, so kann die Erlaubnis nicht verweigert werden.

Voraussetzungen:

1. Deutsche Staats- oder EG-Angehörigkeit

2. Volle Geschäftsfähigkeit
(Diese tritt in der Regel mit Erreichen der Volljährigkeit ein)

3. Approbation als Apotheker

4. Zuverlässigkeit für den Betrieb einer Apotheke
(Zuverlässigkeit ist beim approbierten Apotheker zunächst zu unterstellen, soweit nicht ein Verlustgrund vorliegt wie z. B. strafrechtliche Verfehlungen)

5. Eidesstattliche Versicherung
(Die fachliche Unabhängigkeit gehört zu den Leitgedanken des ApoG. Sie schließt z. B. entgegenstehende Abmachungen mit einem Geldgeber oder Absprachen mit Ärzten aus)

6. Verfügung über die Betriebsräume
(Diese Voraussetzung soll sicherstellen, dass Anträge nur gestellt werden, wenn die erteilte Betriebserlaubnis auch realisiert werden kann, denn sie wird nur für bestimmte Betriebsräume erteilt)

7. Körperliche Leistungskraft
(Diese kann fehlen, wenn der Antragsteller an bestimmten körperlichen Gebrechen, an einer Schwäche seiner geistigen und körperlichen Kräfte oder an Sucht leidet)

8. Schriftliche Verpflichtung
(Der Antragsteller hat sich schriftlich zu verpflichten, jede Eröffnung einer weiteren Apotheke in einem Mitgliedstaat der EG der für die Erteilung der Erlaubnis zuständigen Behörde anzuzeigen.

Wo überall anmelden?

Bei der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit ist eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Zusätzlich zu den durch das Apothekengesetz vorgeschriebenen Voraussetzungen zur Erlangung einer Betriebserlaubnis (Formblätter bei der Bezirksregierung des Bundeslandes) müssen folgende Meldebestimmungen beachtet werden:

- Gewerbeanzeige bei der Ordnungsbehörde (Gewerbeamt bei der Stadtverwaltung oder Gemeindeverwaltung). Die Weiterleitung der Gewerbeanzeige erfolgt automatisch an das Finanzamt, die zuständige Berufsgenossenschaft, das Gewerbeaufsichtsamt und die Industrie- und Handelskammer. So werden gleichzeitig auch die diesen Ämtern und Behörden gegenüber bestehenden Meldepflichten erfüllt.

- Handelsregister: Die Anmeldung erfolgt beim Amtsgericht und bedarf ebenso wie die Unterschriftszeichnung einer notariellen Beglaubigung.

- Berufsgenossenschaft: Die Anmeldung muss spätestens acht Tage nach Eröffnung des Betriebes erfolgen. Da das Gewerbeamt die Weiterleitung der Anzeige in dieser Zeit oft nicht schafft, empfiehlt sich eine Extra-Anmeldung direkt bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege im Hamburg. 

- Apothekerkammer: Die Anmeldung sollte direkt erfolgen, es besteht Pflichtmitgliedschaft. 

- Arbeitsamt und Krankenkasse: Sofern Arbeitnehmer beschäftigt werden, ist vom Arbeitsamt eine Betriebsnummer anzufordern, die grundsätzlich auf den An- und Abmeldungen der Arbeitnehmer zur Krankenkasse einzusetzen ist.

- Gesundheitsamt: Hier ist das Personal formlos anzumelden.

- Hauptzollamt: Verkehr mit Branntwein muss schriftlich angemeldet werden.

Checkliste für die Revision

Sowohl für die Eröffnungsrevision als auch im laufenden Betrieb Ihre gesamte Apotheke auf Übereinstimmung mit den Vorschriften geprüft haben. Eine ausführliche Liste aller zu beachtenden Punkte finden Sie in dem Heft »Selbstinspektion in Apotheken. 
Fragebogen zur Eigenrevision« von Reinhard Diedrich. Daraus hier die Kapitel über Räume und Offizin.

Räume allgemein

- Sind nach Erteilung der Betriebserlaubnis vollzogene räumliche Veränderungen der zuständigen Behörde angezeigt worden?

- Die räumliche Trennung von Praxen aller Art, Reformhäusern, Drogerien etc. ist gewährleistet, d.h. die Türen sind im Ruhezustand geschlossen?

- Sind Glastüren oder große Scheiben in Augenhöhe mit gut sichtbaren Aufklebern o. Ä. gekennzeichnet?

- Sind genügend Feuerlöscher vorhanden?

- Sind die Feuerlöscher dem Brandrisiko entsprechend verteilt (Rezeptur, Labor, Raum für brennbare Flüssigkeiten)?

- Sind alle Feuerlöscher noch innerhalb der 2-Jahres-Prüffrist?

- Sind die Stellen, an denen Feuerlöscher hängen, durch ein entsprechendes Hinweisschild gekennzeichnet?

- Kann jeder Mitarbeiter die Löscher aus der Halterung nehmen, tragen und problemlos bedienen?

- Ist der längste Flucht-/Rettungsweg nicht länger als 25 m?

- Sind Flucht-/Rettungswege und Notausgänge ordnungsgemäß gekennzeichnet?

- Sind die Flucht-/Rettungswege frei von abgestellten Gerätschaften oder Material?

- Ist der Notausgang jederzeit von innen zu öffnen (keine Schlüsselkästen!)?

- Ist im Fall eines Fluchtweges über Treppen ein zweiter Fluchtweg oder Notausgang vorhanden?

Offizin

- Sofern sich die Apotheke in einer Ladenstraße oder in einem Kaufhausbereich befindet, sind die Eingangstüren im Ruhezustand geschlossen und nicht großflächig zur Seite geschoben?

- Befindet sich die Notdiensttafel in unmittelbarer Nähe des Eingangs?

- Ist die Erkennbarkeit bei Nacht ausreichend?

- Funktioniert die Klingel?

- Befinden sich im Schaufenster grundsätzlich nur Leerpackungen von Arzneimitteln?

- Ist der Freiwahlbereich deutlich vom Sichtwahlbereich abgegrenzt?

- Befinden sich keine apothekenpflichtigen Arzneimittel im Freiwahlbereich?

- Ist bei Ständern mit Teepackungen Sorge getragen, dass die apothekenpflichtigen Tees nicht durch den Kunden entnommen werden können?

- Sind die selbst abgefassten Arzneimittel-Packungen (Standardzulassungen) mit den erforderlichen Angaben (Ch.-Bez., Verfallsdatum...) gekennzeichnet?

- Sind die Bedien-Plätze ausreichend voneinander separiert, dass die Vertraulichkeit der Beratung gewahrt ist? Falls nein, ist dann ein separater Beratungsplatz vorhanden?

- Ist das Blutdruckmessgerät in sauberem Zustand? Wird es regelmäßig den messtechnischen Kontrollen unterzogen?

- Ist die Personenwaage (einmalig) geeicht bzw. herstellerseitig mit Prüfplakette versehen?

- Wird – sofern vorhanden – das Gerät zur Bestimmung von Blutwerten regelmäßig entsprechend den Vorgaben des Herstellers und den jeweils geltenden rechtlichen Bestimmungen gewartet und überprüft? 

- Ist der Platz für die Bestimmung von Blutwerten in einwandfreiem hygienischem Zustand?

- Sind genügend Einmal-Handschuhe vorhanden? Sind die Mitarbeiter zum Tragen der Schutzhandschuhe verpflichtet worden und halten sie dies ein?

- Ist der Abwurfbehälter für benutztes Material in hygienisch einwandfreiem Zustand?

- Sind die vorbereiteten Pflaster hygienisch einwandfrei gelagert?

Pflichtliteratur in der Apotheke

Infos hierzu finden Sie im Bereich Literatur

Neue Mitarbeiter in der Apotheke

Stellenbeschreibungen gewinnen besondere Bedeutung, wenn es um die Suche neuer Mitarbeiter geht. Die Stellenbeschreibung kann Grundlage für die vorbereitenden Überlegungen zur Stellenbesetzung sein. Sie dient gleichfalls als Basis für das zu entwickelnde Anforderungsprofil, das auch in der Suchanzeige zum Ausdruck kommt.
Neue Mitarbeiter werden überwiegend dann gesucht, wenn Personal ausscheidet. Nicht erst im Zeichen eines besonderen Kostendrucks sollte die derzeitige Personalstruktur daraufhin überprüft werden, ob und wie die Stelle wieder besetzt werden soll oder ob eventuell Aufgaben neu verteilt werden könnten. Weiter bestehen oft nur unklare Vorstellungen über die konkreten Aufgabestellungen und Tätigkeitsschwerpunkte des neuen Mitarbeiters. Auch wird nicht präzisiert, welche Erfahrungen und Kenntnisse der neue Mitarbeiter mitbringen sollte. Zu wenig Gedanken werden auch darauf verwendet, welche Voraussetzungen der neue Mitarbeiter mitbringen muss, um ins Team einerseits oder auch zu der vorherrschenden Kundenstruktur andererseits zu passen. Fehlbesetzungen können sich Apothekenleiter im Zeichen eines Kostendruckes praktisch nicht mehr leisten. Insoweit verdient die Beantwortung von Vorfragen für die Mitarbeitersuche besondere Bedeutung. Anhaltspunkt ergeben sich aus der nachstehenden Übersicht.

- Die Tätigkeitsschwerpunkte und besonderen Anforderungen sind stichwortartig aufzuführen, z. B. EDV-gestützte Beratung/Fernreiseimpfberatung, Homöopathie; besondere Verantwortung im Kosmetikbereich, inklusive Bestellungen und Beratung; Kundenberatung allgemein; Krankenhausversorgung usw.

- Auf der Basis dieser Vorüberlegungen lässt sich ein Anforderungsprofil konkretisieren, aus dem auch die entscheidenden Stichworte für die zu formulierende Stellenanzeige übernommen werden können. Zugleich ergibt sich hieraus ein Prüfraster bei der Beurteilung von Bewerbern.

 

Vorfragen zur Stellenbesetzung

- Können Aufgabenbereiche des ausscheidenden Mitarbeiters anders verteilt werden?

- Kann statt einer Vollzeitkraft eine Teilzeitkraft eingesetzt werden?

- Welche Aufgaben sollte der neue Mitarbeiter übernehmen?

- Worin sollen die Tätigkeitsschwerpunkte liegen?

- Welche speziellen Interessen und Qualifikationen sollte der neue Mitarbeiter dementsprechend aufweisen? EDV-Erfahrung? Spezialfachkenntnisse?

- Welches Anforderungsprofil im engeren Sinne folgt daraus?

- Passt der neue Mitarbeiter zum übrigen Personal?

- Welche Arbeitszeit kann angeboten werden?

- Wo liegt der wünschbare zeitliche Einsatz von Teilzeitkräften?

EDV in der Apotheke

Eine rationelle Apothekenorganisation ist heutzutage ohne ein EDV-gestütztes Warenwirtschaftssystem nicht mehr vorstellbar. Vor Eröffnung oder Übernahme einer Apotheke wird man sich also Gedanken machen, welches System die jeweiligen Bedürfnisse am besten abdeckt und welche Funktionen gewünscht sind. In diesem Zusammenhang ist auch zu erwägen, das Warenwirtschaftssystem durch verschiedene Softwareprodukte zu ergänzen, die auf dem System selbst oder auf einem separaten PC (etwa in der Beratungsecke, im Labor oder im Büro) installiert werden können.
Die meisten der nach ApBetrO geforderten schriftlichen Dokumentationen lassen sich inzwischen elektronisch erfüllen. Geeignete Software ersetzt die BtM-Karteikarte, das Import- und Giftbuch oder die handschriftliche Chargendokumentation nach dem Transfusionsgesetz und kann so erheblich zur Rationalisierung des Apothekenbetriebs beitragen. Für welche Programme man sich entscheidet, wird davon abhängen, wie hoch der zu erwartende Dokumentationsaufwand eingeschätzt wird. Die BtM-Kartei einer Apotheke, die in ein Methadon-Substitutionsprogramm eingebunden ist, wird man kaum manuell führen wollen. Auch die Kennzeichnungsvorschriften nach Gefahrstoffverordnung lassen sich ohne Software zum Erstellen von Etiketten kaum mehr überblicken.
Weitere Überlegungen gelten der Frage, auf welche Beratungsleistungen sich die Apotheke spezialisieren möchte. Je nach thematischer Präferenz ist es sinnvoll, gedruckte Nachschlagewerke durch Beratungsprogramme zu ergänzen. Davon steht, beispielsweise aus den Bereichen Homöopathie, Impfberatung oder Ernährung, eine große Auswahl zur Verfügung. Neben ihrem Informationsangebot gestatten gute Programme auch, individuell gestaltete, schriftliche Informationen für den Kunden zu erstellen.

Apotheke und Internet

Fast jedes Unternehmen ist heute im Internet vertreten, das sollte auch für Apotheken gelten. Ob dies kostengünstig innerhalb eines Portals wie zum Beispiel dem Aponet (www.aponet.de) geschieht oder ob eine aufwändige Präsentation unter einer eigenen Domain realisiert wird, bleibt jedem selbst überlassen. Formal handelt es sich nicht um eine private, sondern um eine gewerbliche Seite, deshalb ist das Teledienstegesetz zu beachten. Die Angaben nach § 6 TDG sind auch für Apotheken zwingend vorgeschrieben. Inhaltlich ist der Auftritt als online-Schaufenster der Apotheke zu betrachten, im Idealfall ist es informativ, abwechslungsreich, aktuell und nicht zu überladen. Die regelmäßige Pflege der eigenen Homepage ist wichtig, sonst verliert der Kunde schnell das Interesse und wird die Internetseiten kein zweites Mal besuchen. Möchten Sie sich nicht selbst die Mühe machen, Texte zu verfassen, helfen auch Inhalte (neudeutsch auch als »Content « bezeichnet) von externen Anbietern weiter. Beispielsweise liefert der Content-Service für Abonnenten der Neuen Apotheken Jllustierte alle 14 Tage aktuelle Informationen, die automatisch für die Homepage übernommen werden können. 
Das Internet bietet auch ein Fülle wissenschaftlicher Informationen. In Datenbanken wie zum Beispiel Medline kann kostenlos recherchiert werden, Bibliotheken liefern die angegebenen Zeitschriftenartikel gegen Gebühr als E-Mail oder Kopie nach Hause. Fachinformationen einzelner Präparate finden sich in der Regel auf den Seiten der Pharmafirmen, aus rechtlichen Gründen sind diese jedoch nur für Fachkreise wie Apotheker und Ärzte zugänglich. Empfehlenswert sind außerdem die Online-Ausgaben der Fachzeitschriften, die neben tagesaktuellen Nachrichten auch weiterführende Links nicht nur zu den Themen der gedruckten Ausgaben enthalten. Die hier zur Verfügung stehenden Archive haben den Vorteil, dass das Gesuchte schnell durch die Eingabe eines Stichworts gefunden werden kann, ohne dass erst meterweise alte Zeitschriften durchgeblättert werden müssen. Die Teilnahme an Mailing-Listen ist etwa mit dem Besuch eines virtuellen Stammtischs zu vergleichen und bietet die Möglichkeit, per E-Mail Kontakt zu einem größeren Kreis interessierter Kollegen zu halten. Das Angebot ist kostenlos und recht nützlich für den Austausch fachlicher Fragen. Nützliche Hinweise zur Pharmazie im Web finden sich zum Beispiel unter www.pharmazeutische-zeitung.de in der Rubrik Links.

 

Warenpräsentation in Sicht- und Freiwahl

Über den Erfolg der in der Sicht- und Freiwahl angebotenen Sortimente entscheiden nicht nur Qualität und Preis der jeweiligen Produkte, für die Kaufentscheidung des Kunden ist die optisch ansprechende Warenplatzierung mindestens ebenso wichtig. Deshalb hier einige grundsätzliche Bemerkungen zur Sortimentspräsentation:
Die ersten 1,00 bis 1,50 Meter des Eingangsbereiches sind so genannte »tote« Bereiche im Hinblick auf eine verkaufsfördernde Warenpräsentation, da die Kunden noch in Straßengeschwindigkeit die Apotheke betreten (insbesondere bei Automatiktüren). Dies sollte bei der Einrichtungsgestaltung unbedingt berücksichtigt werden.
Verkaufsstarke Zonen sind neben dem HV-Bereich alle Platzierungen im Eingangsbereich (nach einem Leerraum von 1,00 bis 1,50 Metern) sowie alle Anlaufflächen, auf die der Kunde zuläuft (Wände hinter dem HV-Bereich).
Für das Anbieten von Sonderangeboten, Aktionen, Neueinführungen und Zweitplatzierungen eignen sich besonders Aktionspodeste. Besondere Aufmerksamkeit erregen dabei beleuchtete bzw. bewegliche Podeste. Auf die Aktionspodeste sollte mit großen, auffälligen und gut lesbaren Hinweisschildern aufmerksam gemacht werden.
Sortimente sind konsequent nach den verschiedenen Warengruppen zu unterteilen.
Kosmetika, Körperpflege, Zahnpflege usw. sind jeweils strikt voneinander getrennt als geschlossene Einheiten zu platzieren.
Hinweisschilder dienen dem Kunden als Orientierung und sind unverzichtbar. Die Hinweise sollten in gut lesbarer, großer Schrift angebracht werden. Dies gilt sowohl für die Freiwahl wie auch für die Sichtwahl.
Die offerierten Produkte sind massiv darzustellen, d. h. auf jedem Regalboden so viele Packungen wie möglich präsentieren (die Regale sind der beste Lagerplatz).
Einen Hauptfehler stellt immer wieder die Bestückung mit Einzelstücken dar (der Kunde traut sich nicht, die letzte Packung zu nehmen).
Indikatorartikel sollten stets präsent sein, auch wenn sie nicht apothekenexklusiv sind, wie z. B. Klosterfrau, Sebamed, Hansaplast, Elmex/Aronal. Neben diesen Indikatorartikeln sind Artikel mit einer vergleichsweise hohen Apothekenspanne (zumeist apothekenexklusive Artikel) zu stellen.
Dem Kunden sollte möglichst immer die Artikelfrontseite gezeigt werden. Dies betrifft insbesondere Zahncremes. Diese Produkte immer mit der langen Seite als Frontalansicht präsentieren.
Eine möglicherweise nicht vorhandene Warentiefe wird dadurch verdeckt, dass der Zwischenraum zwischen Artikeloberkante und dem darüber befindlichen Regalboden nicht mehr als zwei bis drei Zentimeter beträgt.

Bücher in der Apotheke

Bücher zum Thema Gesundheit sind Renner. Ob sie ausführlich über einzelne Krankheiten informieren und über Selbstbehandlung, ob sie Tipps zur Prophylaxe geben, zu Hausmitteln oder Naturheilweisen – kaum ein Themenbereich, zu dem Interessierte nicht das passende Buch fänden. Dieses große Interesse an Gesundheitsthemen führen Insider u. a. darauf zurück, dass die Menschen immer stärker selbst die Verantwortung für ihre Gesundheit übernehmen.
Die Apotheke zeigt mit einem Buchsortiment, dass sie sich darum bemüht, ihre Kunden möglichst umfassend zu informieren. Empfehlen ApothekerIn oder PTA einen Patientenratgeber, fühlt der Kunde sich mit seinem Anliegen in der Apotheke gut aufgehoben. Sein Wunsch nach Informationen und Hilfe wird ernst genommen.
Darüber hinaus kann ein »Rückkopplungseffekt« eintreten: Bekommt der Kunde mehr Informationen über Prophylaxe und Therapie, kann ihn dies in die Apotheke zurückführen. 
Voraussetzung, dass eine Apotheke Nutzen aus dem Buchsortiment zieht, ist allerdings, dass sie sich darum kümmert. Denn Bücher sind keine Selbstläufer. Sie verlangen Engagement.
Weitere wichtige Punkte sind die richtige Präsentation und Platzierung:

- Bücher so platzieren, dass der Kunde sie im Blickfeld hat – also nicht in einer toten Ecke hinter der Tür, sondern offensiv und für den Kunden gut erreichbar. Das stärkt auch den Impulskauf

- Bücher komplett an einer Stelle in der Offizin präsentieren. Nützlich sind hier Aufsteller und Displays, wie sie auch die Verlage anbieten.

- Zusätzliche Zweitplatzierung nutzen.

- Bücher mit Preisen auszeichnen – das vermeidet von vornherein Missverständnisse.

Bücher stärken das Image der Apotheke als Haus der Gesundheit und ergänzen das Angebot der Apotheke als Gesundheitsspezialist. Denn interessierte Leser finden eine ganze Reihe fachlicher Informationen, die sie dabei unterstützen, ihren Wunsch nach Gesundheit zu verwirklichen.

Hier geht es direkt zum govi-Onlineshop

Kundenzeitschriften

Die Kundenzeitschriften, die Sie verteilen, sollten ohne Wenn und Aber Ihre Interessen vertreten, gesundheitspolitisch auf Ihrer Seite sein und überdies Ihr Werbebudget schonen. Dann ist ein Kundenmagazin ein optimales Mittel zur Kundenbindung.

Prüfen Sie also:

- Image Apotheke: Wird der Apotheker als kompetenter Ansprechpartner und Berater dargestellt oder handelt es sich eher um ein allgemeines Angebot? Kommt etwa der Arzt besser weg als der Apotheker?

- Seriosität: Sind die Artikel von Apothekern geschrieben? Sind die Berichte sachlich richtig (Stichprobe machen)? Wird die Beratung durch die Apotheke gefördert oder nur Werbebotschaften aus Anzeigen wiederholt? Teilen Sie die Grundtendenz des Blattes? Ihr Kunde identifiziert Sie mit der Zeitung, die Sie verteilen!

- Zielgruppe: Werden alle Zielgruppen angesprochen, also auch Diabetiker, Senioren und junge Mütter? Oder müssen Sie verschiedene Kundenmagazine und damit ein insgesamt teures Sortiment vorrätig halten?

- Optik: Entspricht das Erscheinungsbild den aktuellen Lesegewohnheiten der Zielgruppe? Schrift gut lesbar etc.?

- Leser-Blatt-Bindung: Telefonaktionen, Preisrätsel, Zusammenarbeit mit Selbsthilfegruppen: alle interaktiven Bestandteile erhöhen die Bindung des Lesers zum Blatt und damit zur verteilenden Apotheke.

- Preis-Leistung: Wie teuer ist die Kundenzeitschrift für das was sie bietet? Ist ein hoher Preis gerechtfertigt, oder könnten Sie ohne Qualitätsverlust Geld sparen?

- Gesundheitspolitik: Mit ihrer hohen Auflage sind Kundenmagazine eine große Medienmacht. Sie sollten deshalb in jedem Heft auch den Apothekenstandpunkt zur aktuellen Gesundheitspolitik aufgreifen.

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